Dataskyddsbeskrivning
Detta är Svenska Kulturfonden i Björnebogs ((0225051-3) register- och dataskyddsbeskrivning, som är i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning. Dokumentet skapades i januari 2023. Senaste ändringar har gjorts 5.4.2024.
Följande bolag: Björneborgs svenska samskola (0204273-0), Fastighetsaktiebolag Mikonkatu 20-22 (0886506-8) och As Oy Porin Trekoli (0356885-7), hör till samma koncern och finns därför med i denna dataskyddsbeskrivning.
- Registerförare
Svenska Kulturfonden i Björneborg, stiftad 19 7/10 19 av Hjalmar Widbom sr
Mikonkatu 20-22, 28100 Björneborg
Kontakt: dataskydd@skib.fi
- Vilka uppgifter samlas och varifrån?
Personuppgifter samlas direkt från den registrerade genom olika blanketter och e-tjänster (Wilma, ansökningsportalen ansokan.skib.fi, tävlingar). Uppgifter samlas endast i samtycke eller då den registrerade ingår i ett avtal. Vad gäller undervisningen finns lagen för grundläggande utbildningen, förordning och undervisningsplan.
Samlad data och deras användning finns listad nedan.
Förskola, grundskola och gymnasiet
I skolans register samlas följande information:
- Elevens / studerandes namn, personnummer, adress och mobilnummer samt e-post som skolan beviljat eleven / studerande
- Vårdnadshavarens namn, adress, mobilnummer och e-post
- Information om studier som fordras för att förverkliga och organisera undervisningen enligt lagen
- En del av informationen bildas av det som läraren fyller in i registret om eleven / studerande för förverkligandet av undervisningen
- Information om den Chromebook / dator som eleven / studerande har till sitt förfogande för att kunna förverkliga sina studier
BSS Daghemmet
I daghemsansökan samlas följande information:
- Barnets namn, personnummer, adress
- Vårdnadshavarens namn, adress, telefonnummer, e-post
I vårdavtalet finns följande uppgifter:
- Barnets namn, födelsedatum, namn på daghemsgrupp, vårdtider, vårdnadshavarens namn
Plan för småbarnsfostran:
- Barnets namn, vårdnadshavarens namn och telefonnummer
Seniorverksamhet
De boendes personuppgifter:
- Namn, telefonnummer, födelsedatum (men inte personnummer)
Administration och fakturering
Hyresavtal:
- Namn, personnummer, adress
Övriga fakturor:
- Namn, adressuppgifter
Kultur
Understödsansökningar finns i ett skilt system (ansokan.skib.fi som kräver stark identifiering), där följande information krävs:
- Namn, personnummer, adress
- Kontonummer (då ett bidrag beviljats)
Webbplatsens blanketter och marknadsföring:
- Namn, e-post, adress, telefonnummer
Fastigheter
På den digitala anslagstavlan syns de boendes efternamn
Vi upprätthåller en lista över de som har en parkeringsplats i vårt gararge.
- Hur länge sparas uppgifterna?
Vi sparar på uppgifter endast så länge som det krävs för att kunna sköta våra uppgifter och enligt den lagstiftning som är i kraft. Ytterligare ser vi till i rimlig mån att de registrerades uppgifter inte används till andra ändamål än det de finns till och att föråldrad eller felaktig information inte sparas.
Bidragsansökningar sparas tillsvidare. Ansökningsmaterialet har ett kulturhistoriskt värde som stöder framtida forskning och ger oss en möjlighet att evaluera och utveckla vår egen understödsverksamhet.
- Vem har tillgång till informationen?
Alla data behandlas konfidentiellt och så att ytterst få, dvs. de som berörs, har tillgång till uppgifterna.
Inga personuppgifter överlåts till tredje parter, förutom då behöriga myndigheter skulle kräva information som de enligt lag kan kräva.
- Hur skyddas datan?
Vi skyddar all data genom befintliga tekniska och organisationsinterna sätt, såsom att alla avtal, användarrättigheter och -roller är begränsade och genom att informera vår personal om olika förfaranden.
Ytterligare skyddas de datasystem vi använder enligt god sed med brandmurar, lösenord och andra tekniska sätt.
- Hur kan jag påverka hur uppgifter om mig används?
Du har rätt att kontrollera vilka uppgifter vi samlat. Begäran för detta bör göras personligt, skriftligt och du bör kunna verifiera din identitet. Vi behåller rätten att antingen ge avslag på din begäran eller begränsa den, ifall den bryter mot lagen, andra individers personliga dataskydd eller vår koncerns affärshemligheter. Ytterligare kan vi begära en avgift för varje enskild begäran, som är i enlighet med det arbete som begäran åstadkommit, men också vid återkommande, ogrundade eller annars orimliga begäran.
Ytterligare har du möjlighet att be oss korrigera information som inte stämmer och du har också rätt att be oss radera information om dig. Det kan vi göra förutom vid sådana fall då vi har en skyldighet att ha dina personuppgifter, till exempel på grund av de lagenliga uppgifter vi handhar.
